L’automatisation dans les hôtels consiste à automatiser des processus qui auparavant étaient réalisés manuellement, par des personnes, grâce à l’introduction de la technologie.
L’automatisation ne remplace évidemment pas les employés dans les logements, qui contribuent en grande partie à la réussite du séjour des hôtes, mais elle vise à réaliser de façon plus efficace des tâches répétitives ou complexes qui « consomment » du temps et des ressources humaines.
Les systèmes automatisés peuvent être utilisés pour effectuer l’inventaire des chambres des hôtels, contrôler les accès, gérer les réservations ou les communications avec les hôtes afin de les fidéliser, entre autres options.
5 avantages de l’automatisation dans les logements et les hôtels
L’automatisation apporte des bénéfices aussi bien pour les gérants et employés des logements que pour les personnes y séjournant, puisqu’elle vise toujours à améliorer leur expérience.
1. Réduction des coûts
L’un des principaux avantages de l’automatisation dans les hôtels est la réduction des coûts. D’une part, en permettant d’effectuer de façon automatique des tâches qui auparavant étaient réalisées manuellement par une personne, il est possible de destiner ces ressources humaines à des activités plus stratégiques de l’hôtel. D’autre part, certaines des automatisations sont programmées pour l’efficacité énergétique et évitent, par exemple, le gaspillage d’énergie.
Il est évident que l’automatisation requiert un investissement qui, dans les hôtels comptant des centaines de chambres, est élevé. Mais à moyen terme cette dépense initiale est amortie, ce qui entraîne une tendance imparable vers la numérisation des hôtels ces dix dernières années.
2. Gain de temps
En général, l’automatisation permet de gagner du temps dans les processus, d’autant qu’ils ont une marge d’erreur beaucoup plus faible. Par exemple, envoyer un courrier automatisé de remerciement à tous les hôtes ayant quitté l’hôtel le jour-même peut être réalisé en quelques minutes seulement, ce qui serait impossible manuellement, et donc probablement écarté.
De même, à un moment aussi crucial que l’accueil des voyageurs et le check-in, l’automatisation permet au personnel de réception d’être beaucoup plus agile et d’éviter les débordements. Tout cela est possible grâce à des outils tels que l’enregistrement numérique, qui permet de recueillir rapidement les données de la pièce d’identité, ou encore les clés numériques, qui peuvent être prêtes en quelques secondes pour tous les occupants d’une chambre.
3. Amélioration de l’expérience de l’hôte
En fin de compte, toutes les actions vont dans cette direction. Et la technologie n’est qu’un outil de plus pour y parvenir. Le principal point positif est ce gain de temps dans la bureaucratie nécessaire à l’hébergement de l’hôte, comme l’enregistrement de voyageurs ou la remise de clé.
Il faut tenir compte du fait que ces processus doivent être effectués à l’arrivée de l’hôte, alors qu’il est souvent épuisé après le voyage, et que l’agilité est toujours appréciée dans cette « première impression ». Même dans certains hôtels sans réception 24 heures sur 24 ou avec une entrée autonome, la technologie permet à l’hôte d’accéder directement à la chambre attribuée sans passer par la réception, tout simplement, grâce aux codes envoyés sur son Smartphone. En ce sens, l’arrivée et le départ flexibles des hôtes, impossible il y a encore quelques années, est actuellement une réalité dans des millions de logements.
4. Connectivité pour une gestion intégrale
L’un des points forts dans l’automatisation hôtelière est que de nombreux systèmes permettent la connectivité avec d’autres outils pour que tout soit coordonné et que les données soient partagées d’une manière plus agile et synchronisée.
5. Gestion de données
L’automatisation va de pair avec une gestion plus efficace des données des hôtes, en leur offrant des expériences plus personnalisées selon leur profil ou en leur envoyant par mail des communications susceptibles de les intéresser. Un autre exemple est la précieuse information qu’offrent les logiciels de contrôle d’accès des hôtels, qui permettent de savoir qui et quand un accès a été réalisé en cas de problèmes de sécurité ou même d’observer des patrons de comportement des hôtes, comme par exemple, sur quelle tranche horaire ils quittent la chambre le matin. L’objectif est d’analyser ces données afin d’améliorer certains points tels qu’avancer l’heure du petit déjeuner.
Quelques systèmes pour l’automatisation hôtelière
Système de gestion des établissements (PMS)
De l’acronyme anglais Property Management System, ce système est le centre névralgique des opérations d’un hébergement. Il permet de recueillir les données d’un hôte, de lui attribuer une chambre ou encore d’émettre sa facture.
Logiciel de contrôle d’accès pour hôtels
Il permet de gérer le contrôle d’accès dans les hôtels disposant de serrures électroniques, un système qui a déjà remplacé les clés conventionnelles dans la plupart des hôtels modernes.
Omnitec, fabricant et distributeur de serrures électroniques et d’autres dispositifs pour hôtels, a développé des logiciels de gestion d’accès comme OS ACCES, l’un des plus modernes du marché et qui agit comme un pilier central pour simplifier la gestion et le contrôle des identifiants d’accès des hôtes, du personnel interne ou externe.
Channel Manager
Il s’agit d’un outil informatique pour gérer tous les canaux sur lesquels le logement est annoncé sur un même panneau de contrôle. Imaginons un hôtel publicité et permettant la réservation sur Booking, Expedia et AirBnb. Ce système de gestion permet notamment de mettre à jour les prix en temps réel, ainsi que d’éliminer la disponibilité d’une chambre sur toutes les plates-formes, une fois qu’une réservation a été effectuée.
Moteur de réservations
La propre page web de l’hôtel dispose généralement d’un moteur de réservations qui permettra aux hôtes de réserver de façon anticipée leur chambre. La plupart des fois, la réception ne doit pas confirmer la réservation et l’usager reçoit instantanément un courrier électronique avec la confirmation de la réservation.
Enregistrement automatique des voyageurs
Dans des lieux comme l’Espagne, il est obligatoire d’enregistrer les hôtes séjournant dans un hébergement touristique et de recueillir une série de données, accompagnée de la date d’arrivée et la signature. Ce processus, habituellement réalisé en même temps que le check-in, peut occasionner des débordements s’il est effectué manuellement. C’est pourquoi il existe des solutions technologiques permettant de scanner la pièce d’identité et d’envoyer les données directement aux autorités, réduisant ainsi considérablement la durée du processus.
Des systèmes pour l’économie d’énergie
Ils jouent un rôle crucial dans les grands complexes hôteliers, où ils supposent de grandes économies d’énergie. Nous parlons des économiseurs, capteurs de présence ou même des capteurs de portes et fenêtres, qui agissent de façon intelligente pour maintenir une température adéquate dans la chambre, évitant ainsi le gaspillage d’énergie.
Si vous souhaitez automatiser les processus de votre hôtel ou hébergement touristique, contactez Omnitec afin d´étudier ensemble la meilleure manière de vous aider.