Votre établissement propose des chambres, des salles ou des espaces pouvant être réservés uniquement pour quelques heures ? Dans ce cas, gérer les arrivées et les départs avec la même fluidité que les réservations elles-mêmes est essentiel. Grâce à un contrôle d’accès des locations à l’heure, vous pouvez adapter la durée de validité des identifiants d’accès à la durée réservée et automatiser leur expiration une fois le temps écoulé.
Prenons l’exemple d’un voyageur qui réserve une chambre pour une escale de cinq heures. Ou encore d’un professionnel qui a besoin d’une salle privée entre deux réunions. Dans les deux cas, devoir passer par la réception pour récupérer puis restituer une clé peut ajouter des étapes inutiles à un séjour qui devrait être rapide et flexible.
Heureusement, les technologies actuelles permettent de simplifier considérablement cette gestion et d’adapter les accès aux spécificités de chaque réservation.
Dans cet article, nous vous expliquons comment gérer les accès pour les réservations à l’heure, quelles sont les différentes options possibles et comment automatiser une partie du processus afin de faciliter à la fois le travail de l’établissement et l’expérience des clients.
Réservations à l’heure : quand chaque minute compte
Tous les séjours ne durent pas une nuit entière. De plus en plus de modèles économiques proposent aux clients de réserver un espace uniquement pendant le temps dont ils ont besoin. Motels, salons VIP dans les aéroports et les gares, centres d’affaires, cabines de repos ou espaces de coworking en sont de bons exemples.
La particularité de ces établissements est qu’ils peuvent enregistrer plusieurs arrivées et départs au cours d’une même journée. Une chambre peut, par exemple, être réservée de 9 h à 12 h, puis de 15 h 30 à 19 h, et chaque client doit pouvoir y accéder uniquement pendant la période correspondant à sa réservation.
C’est là que les clés traditionnelles commencent à ne plus être pratiques. Les remettre, les récupérer et les contrôler manuellement implique des tâches supplémentaires dans une organisation qui doit rester agile.
L’alternative ? Faire en sorte que le propre contrôle d’accès s’adapte directement aux horaires de chaque réservation.
Comment fonctionne le contrôle d’accès des locations à l’heure ?
Le principe est simple : plutôt que de remettre une clé, le client reçoit des identifiants temporaires avec une heure précise de début et de fin de validité.
De cette manière, l’accès est associé à la période réservée. À l’heure prévue pour la fin du séjour, l’identifiant expire automatiquement.
Cette solution permet d’automatiser une partie importante de la gestion et évite de devoir retirer manuellement les autorisations après chaque réservation. De plus, elle apporte davantage de flexibilité aux établissements dont la journée peut être composée d’une multitude de créneaux horaires différents.
Un bon système d’automatisation des accès permet de :
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Gérer plusieurs réservations de courte durée au cours d’une même journée.
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Adapter chaque identifiant aux horaires précis du client.
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Éviter qu’une autorisation reste active une fois la période prévue terminée.
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Réduire les démarches en présentiel à la réception.
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Faciliter un accès plus direct aux clients qui voyagent ou travaillent avec des contraintes de temps importantes.
OS Access : une gestion des accès adaptée à chaque réservation
Mais comment mettre en pratique ce contrôle d’accès à l’heure ? Chez Omnitec, nous le rendons possible grâce à OS Access, notre logiciel de gestion des accès, qui permet de définir une heure précise d’arrivée et de départ pour un séjour, même lorsque les deux ont lieu le même jour.
Imaginez, par exemple, qu’un client réserve une chambre de 10 h à 14 h. Son identifiant peut être configuré pour être valable pendant cette plage horaire et expirer automatiquement à l’heure de fin prévue.
Ainsi, le contrôle d’accès s’adapte directement à la réservation : l’autorisation est valable pendant une durée définie et il n’est pas nécessaire de la supprimer manuellement à la fin du séjour.
Cette automatisation est également très utile lorsque de nombreux séjours de très courte durée sont gérés au cours d’une même journée. Votre motel ou établissement peut ainsi conserver un contrôle précis sur les personnes autorisées à accéder à chaque espace et sur la durée de leur autorisation.
Trois façons de gérer les accès à l’heure
Chez Omnitec, nous sommes conscients que chaque établissement possède une organisation qui lui est propre. C’est pourquoi notre logiciel OS Access permet de gérer les accès à durée limitée de trois manières différentes :
Code numérique : un accès simple et temporaire
Une première option consiste à utiliser un code d’accès temporaire ou passcode.
Le client reçoit un code qu’il peut utiliser uniquement pendant la plage horaire définie pour sa réservation. Une fois l’heure de fin atteinte, le code cesse d’être valide automatiquement.
Cette solution permet de mettre en place des processus beaucoup plus fluides et de réduire les démarches à la réception, ce qui est particulièrement utile pour les réservations de courte durée.
eKey Bluetooth : le smartphone devient la clé
Une autre possibilité consiste à utiliser une eKey Bluetooth, une clé électronique que le client reçoit sur son smartphone et qu’il peut utiliser comme identifiant d’accès. Avec l’application UpKey, le smartphone devient ainsi la clé elle-même.
L’avantage ? Le client n’a pas besoin de récupérer une carte ou une clé physique avant d’accéder à l’espace réservé. Son eKey est associée à la plage horaire correspondant à sa réservation et cesse d’autoriser l’accès lorsque celle-ci prend fin.
Cartes MiFare en mode full online
Et si l’établissement préfère continuer à remettre des cartes de proximité à ses clients ? Il est également possible de gérer les réservations à l’heure avec des cartes MiFare en mode full online.
Pour cela, l’installation doit disposer d’un gateway online, assurant la connectivité nécessaire entre les dispositifs et le serveur Cloud.
Les autorisations peuvent ainsi être mises à jour et la carte reste active uniquement pendant la plage horaire définie pour le client.
Moins de tâches manuelles, plus de contrôle sur chaque réservation
Lorsqu’il est question de réservations à l’heure dans un hôtel ou dans tout autre espace de transit, quelques minutes peuvent avoir beaucoup plus d’importance que lors d’un séjour classique.
Le voyageur qui fait une escale souhaite probablement profiter au maximum de ses quelques heures de repos. De même, une personne qui réserve une salle entre deux rendez-vous ne souhaite pas consacrer une partie de ce temps à effectuer des démarches inutiles.
L’automatisation des accès permet de réduire ces étapes tout en simplifiant le travail de l’établissement.
L’équipe peut ainsi gérer différentes plages horaires et laisser les identifiants expirer automatiquement à la fin de chaque période, ce qui réduit le recours aux tâches manuelles liées à la remise et au retrait des autorisations.
Et ce tout en conservant le contrôle sur qui peut accéder à quel espace et pendant quelle période.
Un système de contrôle d’accès qui s’adapte à votre modèle d’entreprise
En définitive, lorsque le temps fait partie intégrante du service proposé, il est logique que le système de contrôle d’accès puisse aussi s’y adapter.
Une chambre réservée pour quatre heures, une cabine de repos pendant deux heures ou un salon VIP pendant une escale répondent à des besoins différents de ceux d’un séjour classique. C’est pourquoi disposer d’identifiants avec une heure précise d’arrivée et de départ permet de mettre en place une organisation beaucoup plus flexible.
Avec OS Access, ces plages horaires peuvent être gérées au moyen de codes numériques, d’eKeys Bluetooth ou de cartes MiFare en mode full online, afin que chaque autorisation soit adaptée à la période définie. Car, au final, l’objectif est que la technologie s’adapte à votre modèle d’entreprise.
Vous gérez un motel ou tout autre espace proposant des réservations de courte durée ? Chez Omnitec, nous pouvons vous aider à trouver la solution de contrôle d’accès la mieux adaptée à vos besoins. N’attendez plus et contactez-nous !