Dans un hôtel, peu de clés ont autant de pouvoir que celle utilisée par les employés de ménage pour accéder aux chambres. Au cours d’une seule journée, un employé peut entrer dans des dizaines de chambres, de locaux de stockage et de zones de service. Mais que se passe-t-il si cette clé passe-partout est perdue ?
Brusquement, un simple oubli devient un grave problème de sécurité. Vous ne savez plus qui peut être en possession de la clé, où elle se trouve, ni si quelqu’un pourrait l’utiliser à mauvais escient pour accéder à une chambre.
Il est clair que le contrôle d’accès des employés de ménage est un élément essentiel de la sécurité et du fonctionnement de tout établissement. C’est pourquoi la numérisation des identifiants du personnel peut vous aider à éliminer bon nombre des problèmes liés aux clés passe-partout traditionnelles.
Dans cet article, nous vous expliquons comment fonctionne cette numérisation des accès et quels avantages elle peut apporter à votre hôtel.
Que se passe-t-il lorsqu’on perd une clé passe-partout d’hôtel ?
Imaginez que le service de ménage se termine et qu’un des employés se rende compte qu’il ne trouve plus sa clé. La recherche commence alors : on fouille les chariots, les chambres, les parties communes et les espaces de service… mais la clé reste introuvable.
Le problème, c’est qu’une clé passe-partout d’hôtel ne donne pas accès à une seule porte. Selon la configuration de l’établissement, elle peut permettre d’accéder à de nombreuses chambres ou zones internes.
C’est pourquoi sa perte peut entraîner :
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Une incertitude quant aux personnes ayant accès à certaines chambres.
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Une charge de travail supplémentaire pour les responsables de la sécurité et de l’entretien.
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La nécessité d’intervenir sur les accès concernés.
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Une perte de temps liée à la recherche ou au remplacement de l’identifiant.
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Un risque de sécurité qui persiste tant que la clé reste active.
En somme, le principal problème d’une clé physique est que, lorsqu’elle est perdue, il est impossible de la désactiver à distance.
Du trousseau de clés aux identifiants numériques
Heureusement, la technologie actuelle permet d’envisager l’accès du personnel d’une manière très différente. Au lieu d’utiliser une clé physique qui accorde un accès permanent, il est possible d’utiliser des identifiants numériques associés à chaque employé.
La différence ? L’accès ne dépend plus uniquement de ce que l’employé a dans sa poche, mais est désormais défini par un plan d’autorisations.
Par exemple, l’équipe de ménage peut disposer d’un accès à certaines chambres et zones de service uniquement pendant ses heures de travail. De son côté, le personnel d’entretien peut bénéficier d’autres accès et les responsables de l’hôtel de droits d’accès plus étendus.
Au final, tous les employés n’ont pas besoin d’avoir accès à l’ensemble de l’hôtel, ni 24 heures sur 24. De plus, si un employé n’a plus besoin d’un identifiant, ses autorisations peuvent être modifiées ou supprimées sans qu’il soit nécessaire de récupérer une clé physique.
Pourquoi numériser le contrôle d’accès des employés de ménage ?
La numérisation des accès d’un hôtel va bien au-delà du simple remplacement d’une clé métallique par un identifiant électronique. Le véritable changement réside dans la capacité à gérer qui peut accéder aux locaux, où et quand.
Cela apporte plusieurs avantages au fonctionnement de l’hôtel :
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Un meilleur contrôle des autorisations. Chaque employé ne dispose que des accès nécessaires à l’exercice de ses fonctions.
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Plus de flexibilité. Les autorisations peuvent être adaptées à différents profils, horaires et besoins.
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Moins de dépendance vis-à-vis des clés physiques. Les problèmes liés aux pertes et à la gestion quotidienne de nombreux jeux de clés sont réduits.
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Une meilleure traçabilité. Les systèmes électroniques permettent de disposer d’informations sur les accès effectués.
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Une gestion plus efficace. En cas de changement de personnel ou d’incident, l’hôtel peut intervenir sur les identifiants sans avoir à réorganiser l’ensemble de son système de clés.
C’est pourquoi, plutôt qu’une dépense supplémentaire en matière de sécurité, vous devez considérer la numérisation des accès des employés de ménage comme un investissement dans l’optimisation des coûts d’exploitation de votre hôtel.
Comment gérer les identifiants du personnel de l’hôtel avec OS Access
Mais pour mettre toute cette logique en pratique, vous devez disposer d’un système vous permettant de centraliser la gestion des employés, des profils et des autorisations. Chez Omnitec, nous rendons cela possible grâce à OS Access, notre logiciel de gestion des accès pour hôtels.
OS Access fonctionne dans le Cloud et est accessible depuis un navigateur web. Parmi ses fonctionnalités figurent les Identifiants Staff, qui permettent de définir des profils d’employés dotés d’autorisations communes.
Ainsi, par exemple, vous pouvez créer un profil pour les employés de ménage et définir les accès correspondant à ce groupe. Vous pouvez également définir des horaires de travail, des restrictions ou des autorisations spécifiques. Et si les besoins évoluent, vous pouvez à tout moment modifier le plan d’accès.
Par ailleurs, lorsque l’installation dispose d’une connectivité en ligne via des gateways, la gestion peut s’effectuer à distance, ce qui vous évite de devoir vous déplacer jusqu’à chaque porte pour intervenir sur les serrures.
UpKey : le smartphone comme identifiant pour le personnel
Grâce à notre application UpKey, vos employés peuvent utiliser des clés électroniques pour accéder, via Bluetooth, aux différentes pièces pour lesquelles ils disposent d’autorisations actives.
Ainsi, les employés de ménage pourront effectuer leur travail sans avoir à transporter un lourd trousseau de clés d’une pièce à l’autre.
De plus, les eKeys peuvent être gérées et désactivées depuis le système. Cela facilite grandement la gestion en cas de changements d’horaires, de modifications des autorisations ou de tout incident lié à un identifiant.
Gateways et audits : une meilleure traçabilité des accès
Par ailleurs, savoir ce qui s’est passé lorsqu’un incident survient est essentiel pour pouvoir l’analyser, le résoudre et éviter qu’il ne se reproduise.
C’est pourquoi, chez Omnitec, nous mettons à votre disposition une large gamme de serrures électroniques pour hôtels, telles que les modèles EVO et OS SLIM, qui peuvent s’intégrer à un écosystème connecté via des gateways. Ces dispositifs font office de pont entre le Bluetooth des équipements et le serveur, et sont disponibles avec différents types de connectivité.
Grâce à cette architecture, OS Access permet de réaliser des audits en ligne, de gérer les identifiants, de consulter l’état de la batterie et de recevoir différentes alertes sans avoir à se déplacer jusqu’à chaque appareil.
Ainsi, en cas d’incident, votre hôtel disposera de toutes les informations nécessaires pour intervenir beaucoup plus rapidement.
Oubliez les clés passe-partout et renforcez la sécurité de votre hôtel
Comme vous pouvez le constater, la numérisation du contrôle d’accès des employés de ménage va bien au-delà du simple remplacement d’une clé par un smartphone.
Il s’agit de passer d’un système basé sur des clés physiques, difficiles à contrôler en cas de perte, à une gestion dans laquelle chaque employé dispose d’autorisations spécifiques et où l’hôtel peut les gérer de manière beaucoup plus flexible.
Chez Omnitec, nous développons depuis plus de 25 ans des solutions de sécurité hôtelière et de contrôle d’accès pour le secteur hospitality. Grâce au logiciel OS Access, à UpKey, à nos gateways et à nos serrures électroniques, nous pouvons vous aider à créer un système adapté au fonctionnement de votre établissement.
Votre hôtel dépend-il encore de clés passe-partout pour gérer l’accès des employés de ménage ? Contactez notre équipe et nous vous aiderons à évoluer vers une gestion plus sûre, plus efficace et mieux contrôlée. Nous vous attendons !