Les bureaux à partager n’appartiennent plus au futur : ils font désormais partie du présent le plus immédiat. Selon l’étude Global Coworking Growth Study 2020, on prévoit que ces espaces seront au nombre de 40 000 dans le monde entier en 2024, quand plus de 5 millions de personnes se seront adaptées à cette manière de travailler, avec une croissance spectaculaire de 158% par rapport à 2020, année où on a atteint le chiffre de 20 000 bureaux en espaces de coworking.
Sauf exceptions, ce nouveau concept de travail n’existe que depuis une dizaine d’années et les solutions apportées depuis ses débuts se sont caractérisées par l’innovation et la technologie. C’est la même chose dans le domaine du contrôle d’accès, que nous allons aborder dans cet article où nous présentons les tendances pour entrer dans ces espaces de manière sûre, flexible et pratique.
3 Clés pour l’accès au coworking : sécurité, flexibilité et technologie
Il existe différentes manières d’accéder à ces espaces de travail partagé : des clés mécaniques et conventionnelles à la gestion avec réception pendant l’horaire d’ouverture. Il est certain que ces espaces « natifs numériques » ont parfaitement su s’adapter aux besoins de leurs utilisateurs (généralement des entrepreneurs ayant un profil technologique élevé), offrant un système d’accès basé sur la technologie Bluetooth Low Energy (BLE) qui permet d’ouvrir les portes en toute sécurité et sans besoin de personnel permanent. Voici les clés du succès de cette solution :
1. Sécurité
Les accès les plus modernes aux espaces de coworking se font par le biais de serrures électroniques comme celles des hôtels, que l’on utilise aussi dans des domaines aussi variés que le secteur scolaire, les bureaux, les salles de sport ou les centres médicaux. Ces serrures électroniques permettent aux utilisateurs de disposer d’une clé numérique mais en éliminant les risques de perte ou de copies non autorisées.
De par les caractéristiques de ces espaces, le dispositif d’ouverture idéal est celui de la technologie Bluetooth, grâce au téléphone portable. Avec une application, seul le titulaire de la place de coworking pourra ouvrir la porte à l’aide de son Smartphone, face à d’autres alternatives telles que les cartes ou les clés qui, à un moment donné pourraient être prêtées à des utilisateurs non autorisés afin qu’ils puissent occuper les installations.
En outre, l’utilisateur oubliera rarement sa « clé », chose plus fréquente en cas de cartes d’accès ou de codes.
2. Flexibilité
Les coworking sont des espaces vivants où les utilisateurs entrent et sortent avec des horaires complètement différents. C’est pourquoi le fait de disposer d’un contrôle d’accès numérique – aussi bien pour les utilisateurs que pour les responsables – permet une flexibilité inédite. De plus, cela permet au propriétaire de l’espace de coworking de ne pas avoir besoin de personnel permanent dans les installations, ce qui, selon le nombre de places pourrait être économiquement inenvisageable.
3. Tecnologie
La technologie est dans l’ADN des espaces de coworking modernes. Et de la même manière, la forme d’accès la plus populaire se sert de cette technologie pour offrir une série de caractéristiques qui, il y a dix ans, à la naissance des premiers espaces de ce type, étaient inimaginables.
L’accès grâce au Smartphone permet aux coworkers d’ouvrir la porte principale et celles de l’intérieur avec leur APP. Il est même possible que chaque utilisateur ait accès à des zones différentes de l’espace en fonction de leur cotisation.
Par exemple, les utilisateurs payant une cotisation de base n’accèderaient qu’à la zone principale, tandis que d’autres pourraient être autorisés à utiliser les salles de réunion. Il est aussi possible de gérer les réservations de salles spécifiques en remettant une autorisation à un utilisateur déterminé afin qu’il puisse y accéder pendant la durée de location de l’espace sollicité. Bien entendu, les accès peuvent être configurés pour des tranches horaires, l’accès pouvant donc être refusé si les utilisateurs veulent entrer en dehors de l’horaire d’ouverture des installations.
Et tout cela sans que la présence d’un responsable ne soit nécessaire, puisque ces démarches peuvent se faire online. Nous verrons à présent que l’on peut même contrôler ainsi les rideaux métalliques de la porte principale.
Comment fonctionne un système d’accès pour un coworking ? Voici comment nous travaillons chez Omnitec
Cela fait plusieurs années qu’Omnitec applique cette théorie avec l’installation de serrures électroniques dans des espaces de coworking, un secteur en plein essor. Si vous gérez ce type d’espace, vous pouvez nous contacter afin que nous puissions étudier votre projet et vous proposer un devis et un plan d’exécution.
Concernant l’installation
Dans ces cas, nous travaillons avec le dispositif de contrôle d’accès Opak, un petit mécanisme discret qui facilite l’accès par les portes extérieures par Bluetooth pour les utilisateurs et aussi online pour les responsables des installations.
Le système Opak peut être associé comme suit :
- Système Opak et Gateway pour le rideau métallique de l’entrée principale. Le Gateway d’Omnitec transforme les serrures électroniques et les contrôles d’accès Bluetooth en dispositifs online, c’est-à-dire qu’il permet de les contrôler à distance, grâce à un ordinateur ou à un téléphone portable.
- Système Opak connecté à la gâche électrique de la porte principale. Il permet aux utilisateurs et aux responsables d’accéder aux installations.
- Système Opak avec gâche électrique sur des portes intérieures de passage à des zones d’accès restreint, selon les services établis dans le contrat.
Concernant la gestion
La gestion des utilisateurs, des dispositifs et de l’ouverture se fait par Bluetooth via l’application Rent&Pass d’Omnitec, qui permet la gestion à distance par un Smartphone ou une tablette.
La propriété envoie des clés électroniques aux utilisateurs pour la porte principale et les zones d’accès restreint, en fonction du niveau de services établis dans le contrat.
L’un des grands avantages de ce système est que le contrôle online du rideau électrique de la porte principale permet au propriétaire d’ouvrir et de fermer de son domicile, selon l’horaire d’ouverture du coworking. En d’autres termes, il n’est pas nécessaire de se déplacer pour ouvrir le rideau.
De plus, les dispositifs Bluetooth Omnitec permettent de passer d’une gestion avec APP à une gestion avec logiciel de bureau si le nombre d’utilisateurs est élevé et que la gestion est trop lourde avec une APP.
Concernant l’utilisateur
Les coworkers pourront ouvrir l’entrée principale et les portes intérieures via Bluetooth ou avec l’APP. C’est le plus simple pour eux.
Si vous gérez un espace de coworking et que vous souhaitez obtenir plus d’informations sur ce type d’installations, n’hésitez pas à contacter notre équipe.